En el contexto de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como el decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, así como la sentencia C-748 de 2011 que establece disposiciones generales para la protección de datos personales, se busca desarrollar el derecho fundamental de las personas a conocer, actualizar, rectificar y revocar el uso de sus datos personales, en consonancia con los principios y garantías constitucionales del artículo 15 de la Constitución Política.
La Corte Constitucional ha delineado la importancia del derecho al Habeas Data como un derecho independiente que requiere de mecanismos institucionales y técnicos para garantizar su efectiva protección, con un enfoque en la imparcialidad administrativa y la capacidad técnica para establecer políticas públicas sin interferencias políticas.
En el ámbito de nuestra actividad empresarial, llevamos a cabo el tratamiento de datos personales de diferentes categorías, como empleados, proveedores, clientes y usuarios, tanto de manera directa como a través de mandatarios especializados. En concordancia con los principios de finalidad y libertad, recopilamos únicamente aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para los fines establecidos por la normativa vigente, asegurando la confidencialidad de dicha información. No se recopilan ni almacenan datos de menores de edad, salvo que esté permitido expresamente por la ley. Nos comprometemos a permitir el acceso, la actualización y la corrección de la información personal por parte de los titulares de manera gratuita, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
Siguiendo el esquema que trae la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, a continuación, se relacionan definiciones para la correcta interpretación y entendimiento de la política de tratamiento de datos:
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para el caso concreto de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA, toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento en bases de datos propiedad de la clínica, es responsable a título personal, por ende, debe dar cumplimiento a las presentes políticas.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Claro, aquí está el texto reformulado de manera técnica y profesional:
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA aplicará los siguientes principios específicos en el manejo de datos personales, conforme a la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
1. Principio de Seguridad:
La información sujeta a tratamiento debe manejarse con medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para garantizar su seguridad y evitar alteraciones, pérdidas, consultas, uso no autorizado o fraudulento.
2. Principio de Confidencialidad:
Todas las personas involucradas en el tratamiento de datos personales deben asegurar la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación con las actividades de tratamiento, solo comunicando datos cuando sea necesario y autorizado por la ley.
3. Principio de Transparencia:
El titular tiene derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, sin restricciones y en cualquier momento, por parte del responsable o encargado del tratamiento.
4. Principio de Libertad:
El tratamiento de datos requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
5. Principio de Veracidad o Calidad:
Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, prohibiéndose el tratamiento de datos parciales, incompletos o engañosos.
6. Principio de Legalidad:
Los responsables y encargados del tratamiento deben cumplir con las disposiciones de la ley y los manuales de políticas establecidos para garantizar el debido proceso y el acceso a la información por parte de los titulares.
7. Principio de Acceso y Circulación Restringida:
El tratamiento de datos se limita a personas autorizadas por el titular o la ley. Los datos personales, excepto la información pública, no deben estar disponibles en medios de divulgación masiva sin control técnico que restrinja el acceso a los titulares o terceros autorizados.
8. Finalidad del Dato
El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.
9. Acceso y Circulación Restringida.
Los datos personales que recolecte o trate ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., a dichos datos personales. El Titular con su autorización, facultará a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como Internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.
10. Temporalidad del dato
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el dato personal, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.
No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las bases de datos del ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.
11. Deber de Información.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
12. Protección especial de datos sensibles.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.
Ninguna actividad de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA, posee bases de datos personales las cuales contienen datos sensibles, se estipulan las siguientes finalidades especiales:
a. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA;
b. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
c. Controlar el acceso a las oficinas de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
d. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
e. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
f. Transferir la información recolectada a distintas áreas de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
g. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
h. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA y en sus bases de datos comerciales y operativas;
i. Para la prestación de los servicios asistenciales de sus usuarios y familias.
j. Actualización de datos entregados por el Titular.
k. Caracterización y seguimiento a la población, para la gestión del riesgo en salud, utilizando la información derivada de los servicios asistenciales.
l. Entrega de reportes de Salud Pública de obligatorio cumplimiento.
m. Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
n. Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
o. Evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la institución.
q. Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
r. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
s. Poder prestar servicios y dar cumplimiento a los compromisos con sus empleados, clientes y proveedores.
t. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
u. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
v. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA
El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión, cesión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:
Se lleva a cabo para la realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para un cargo o tarea y/o administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad
Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de la empresa, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social en salud a los que el titular esté o hubiere estado vinculado.
El uso, determinado por los distintos fines, antes indicados y que incluyen el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., ofrece, podrá ejercerse a través de:
Razón Social: ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A.
NIT: 804.009.907-2
Dirección: Calle 58 Nº 30-31
Barrio: Barrio Conucos
Ciudad: Bucaramanga
Correo: contabilidad@enlacee.com
Teléfonos: Tel: (7) 6437277 - (7) 6574142 - (7) 6577463
Área Encargada: Gerencia
Los deberes, derechos y obligaciones relacionados con el tratamiento de datos personales son fundamentales para ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA Es responsabilidad de la empresa garantizar que todos sus representantes o personal a cargo cumplan rigurosamente con lo establecido por la ley.
1. Garantizar al titular en todo momento el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, según lo dispuesto por la ley, una copia de la autorización otorgada por el titular.
3. Informar adecuadamente al titular sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le asisten por haber otorgado su autorización.
4. Mantener la información bajo medidas de seguridad adecuadas para prevenir su alteración, pérdida, acceso no autorizado o uso fraudulento.
5. Asegurar que la información proporcionada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, precisa, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información de manera oportuna y comunicar cualquier novedad al Encargado del Tratamiento para mantenerla actualizada.
7. Corregir la información incorrecta y notificar al Encargado del Tratamiento al respecto.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Gestionar consultas y reclamos conforme a lo establecido por la ley.
11. Elaborar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento legal y atender consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando la información esté en disputa por parte del titular después de presentarse un reclamo.
13. Brindar información sobre el uso de los datos a solicitud del titular.
14. Informar a la autoridad competente sobre violaciones a la seguridad de la información y riesgos para los titulares.
15. Cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA, como Encargado del Tratamiento de Datos Personales en el curso normal de sus actividades, asume los siguientes deberes:
1. Garantizar al Titular el ejercicio pleno del derecho de hábeas data.
2. Mantener la información bajo medidas de seguridad para evitar su alteración, pérdida o acceso no autorizado.
3. Actualizar, corregir o suprimir datos según lo establecido por la ley.
4. Actualizar la información recibida de los responsables del tratamiento en un plazo de 5 días hábiles.
5. Atender consultas y reclamos de los titulares según lo dispuesto por la ley.
6. Establecer un manual interno de políticas y procedimientos para cumplir con la ley y atender consultas y reclamos.
7. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" conforme a la normativa.
8. Incluir la leyenda "información en discusión judicial" cuando sea notificado por la autoridad competente sobre procesos relacionados con datos personales.
9. No circular información bloqueada por orden de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Limitar el acceso a la información a personas autorizadas.
11. Informar a la autoridad competente sobre violaciones a la seguridad de la información.
12. Cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
3. Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de datos cuando no se respeten sus derechos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales tratados.
Esta política es de cumplimiento obligatorio para ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA, y la empresa debe garantizar que todo su personal cumpla con lo establecido por la ley.
a) La empresa solo puede tratar datos personales durante el tiempo necesario y justificado por las finalidades del tratamiento y las disposiciones legales aplicables.
b) Al cumplirse las finalidades del tratamiento o vencido el plazo legal de conservación, la empresa procederá a la supresión de los datos personales.
c) La empresa y los encargados del tratamiento deben documentar los procedimientos de tratamiento, conservación y supresión de datos de acuerdo con la ley y las instrucciones de la empresa.
Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA, informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, la empresa, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a la entidad una hoja de vida para participar en procesos de selección o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de video vigilancia.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA, tales como:
* De forma escrita, diligenciando un formato de autorización que diseñe la empresa.
* De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS:
Podrán ejercerse por las siguientes personas:
DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS SA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas, peticiones o reclamos al correo contabilidad@enlacee.com
Los titulares podrán en todo momento solicitar a la empresa, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta política. Si vencido el término legal respectivo, la empresa, no hubiere eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la empresa que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general del ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, postulantes, empleados, ex empleados y clientes, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.
Para tal efecto, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.
En la autorización de tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la organización. Los encargados de administración de Bases de Datos de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
1. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano
Existirá una base de datos para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.
1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Cuando ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. contrate a terceros para que adelante o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una AZ, organizados alfabéticamente, archivados por empresas usuarias para la cual el empleado se encuentre laborando en misión. Esta carpeta física o digital solo será
accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Para efectos del tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
Por servicios externos que ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la Autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.
1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central.
Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
2. Tratamiento de datos personales de Accionistas.
Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
3. Tratamiento de datos personales de Proveedores.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se
efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
Cuando ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales.
ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.
En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A. o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.
La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.
Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con ENLACE EMPRESARIAL DE SERVICIOS S.A., y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.
La Compañía se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo
caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.
La presente política entra en vigencia el cuatro (4) de abril de dos mil veinticinco (2025).